Even voorstellen: onze collega Jolet de Kleijn, hoofd van de afdeling ICT. ‘Ons motto is: alles wat we doen, doen we voor onze leden,’ vertelt Jolet. ‘Als het goed is, merkt niemand iets van ons. Dan hebben we het goed geregeld,’ voegt ze eraan toe. De afdeling is verdeeld in kantoorautomatisering en applicatiebeheer, dus van alle programma’s waar de KNHS mee werkt, zoals Mijn KNHS en AX. ‘We zorgen voor de beschikbaarheid en stabiliteit van alle systemen, behalve de websites. Dit doen we met vijven, inclusief Jiri de Jong voor de kantoorautomatisering en Claudia Waninge als projectmedewerker van Financiën.’ Ledenwensen spelen een significante rol in het werk van Jolet en haar collega’s. Waar in vroeger tijden hoofdzakelijk aandacht was voor beheer, is de afdeling tegenwoordig actiever in leden vragen naar hun behoeften en daar waar mogelijk invulling aan geven. Op basis van de enquête onder gebruikers in februari 2019 bijvoorbeeld, voerde ICT aanzienlijke aanpassingen door in Mijn KNHS. ‘Wat de wedstrijdsport betreft, werd het bijvoorbeeld mogelijk om inschrijvingen te wijzigen via de app, wedstrijden te bewerken en startlijsten en deelnemerslijsten te downloaden. Ook werd geavanceerd zoeken en filteren in de wedstrijdkalender in desktop en app mogelijk.’

Jolet de Kleijn

Grootste uitdaging

Alle gegevens die de KNHS nodig heeft over leden en voor bijvoorbeeld facturatie zijn opgeslagen in een systeem dat Microsoft Dynamics AX heet. Dat klinkt eenvoudiger dan het is, legt Jolet uit. ‘De grootste uitdaging voor ons is de vertaling van het totale complexe sportprogramma – inclusief zaken als wedstrijden aanmaken, reglementen opnemen – vertalen naar passende automatisering. We zijn wat dat betreft een complexe club. Het is alsof je alle balsporten hebt samengebracht in één vereniging. De hele wedstrijdmodule in ons systeem is maatwerk omdat het per discipline zo specifiek is. Een lid kan daarnaast wel drie of vier petten op hebben.’ Jolet kan het weten, want ze is al dertig jaar werkzaam voor de KNHS en haar voorloper. Drie decennia waarin automatisering een enorme vlucht nam. ‘Die ontwikkeling is ongelooflijk, ook bij ons. In de begintijd stuurden we startcoupons het land in. Die lieten we na de wedstrijd dan weer terugsturen en op kantoor werden alle resultaten een voor een handmatig ingeklopt, en dat bij alle verschillende bonden, omdat er nog geen overkoepelende KNHS was. Dat was een ongelooflijke hoeveelheid werk. Uitslagen bereiken ons nu na één klik van de wedstrijdsecretaris.’

Ontzettend handig

Voor wat ervaringsinput uit de eerste hand bellen we tussendoor even met Derk Scheper, alweer zo’n jaar of vijf wedstrijdsecretaris van Indoor Tolbert en diepgeworteld in de Groningse paardensport. Derk zat van 2006 tot 2014 in het bestuur van de Regio Groningen en was al ver daarvoor actief in de sport. ‘Mijn zonen rijden, dus dan weet je het wel,’ begint hij lachend. ‘Ik hoorde op een bijeenkomst van de regio Groningen over de pilot voor online betalen via de KNHS. Wij werken al sinds 2016 met online inschrijvingen en ik wilde graag meedenken over de verdere ontwikkeling. We kozen voor alleen dressuur als testcase, omdat springruiters zich moeten inschrijven voor twee proeven. Dat is echt goed verlopen, ook de begeleiding vanuit de KNHS. Misschien is het nog wel goed om te benadrukken dat inschrijvingen verlopen via Mijn KNHS. Nu kreeg ik nog wel eens mails over uitschrijving. Voor mij is die pilot echt geslaagd. De meeste ruiters weten nu dat ze online moeten inschrijven en betalen. Dit is echt de toekomst, ook in de paardensport. De KNHS doet alles. Dat is ontzettend handig en ontzorgt, zeker nu we de terugbetalingen niet hoefden te regelen bij het gedoe dat we al hadden. Dat waren bijvoorbeeld toch alleen al 435 springruiters.’ Het elfdaagse concours moest na de eerste dag afzien van verdere activiteiten door de coronamaatregelen. ‘Dat is wel zuur, zeker als je terugkijkt op al die uren die je eraan hebt gewerkt. We krijgen gelukkig veel hulp van sponsors. We doen dit al 31 jaar en we hebben een trouwe club. De meeste hoefden hun bijdrage voor dit jaar niet terug.’

Nieuw project

Dat klinkt alvast positief. Als het allemaal goed loopt, draagt Ilse de dagelijkse werkzaamheden rond Marketplace over aan collega Claudia Waninge, vertelt ze. ‘Dan is mijn project afgerond en gaat het over van onze afdeling Functioneel Beheer naar de Financiële Administratie.’ Met de beentjes omhoog is er dan niet bij, want Ilse heeft al veel zin in haar volgende project. ‘Mijn volgende stap wordt betaling van KNHS-facturen met een betaallink. We hopen dat dat leidt tot sneller en makkelijker betalen en minder aanmaningen versturen. We willen graag dat het perfect werkt, zodat het vanzelfsprekend wordt om te gebruiken.’