RV De Karwats

Nieuw beleid samen met de leden

Het valt soms niet mee voor een vereniging om een koers te bepalen. Want hoe houd je alle leden tevreden en creëer je een toekomstbestendig beleid voor een gezonde actieve vereniging? Dat was precies de gedachte van RV De Karwats, die daarom een tevredenheidsonderzoek hield onder alle leden. ‘Het heeft ons enorm veel rust en duidelijkheid gebracht,’ aldus voorzitter Stephanie Welschen.

Drie van de jongste leden rijden een Bixieproef bij de clubkampioenschappen.

RV De Karwats uit het Limburgse Hout-Blerick is al bijna honderd jaar een bloeiende en actieve rijvereniging voor jong en oud. De vereniging beschikt over een eigen ruiterterrein en biedt leden wekelijks dressuur- en springlessen. Toen de voorzitter van de vereniging begin 2019 aftrad en de zoektocht begon naar een nieuwe voorzitter, was het niet de ambitie van Stephanie Welschen om deze functie op zich te nemen. Er waren weinig andere gegadigden en ze zegde toch toe, op één voorwaarde: ze wilde eerst precies weten wat de leden eigenlijk wilden en welke kant de vereniging de komende vijf jaar op moest gaan. Wie kan dat beter vertellen dan de leden zelf? Zo ontstond het plan voor een tevredenheidsonderzoek onder de honderd leden van RV De Karwats, dat dit najaar werd afgerond. De resultaten waren hoofdzakelijk eensgezind en overduidelijk in een bepaalde richting, en ook hier en daar erg verrassend.

Stephanie werd voorzitter op één voorwaarde: ze wilde eerst precies weten wat de leden eigenlijk wilden

Wensen van de leden

Stephanie Welschen: ‘Voor het beleidsplan vond ik het heel belangrijk om te weten waar draagvlak voor is bij de leden. Wat gaat goed en waar zijn de leden tevreden over? Wat kan beter en wat moet worden veranderd? Welke richting willen we op met de vereniging? Hoe ervaren de leden de lessen en activiteiten die we aanbieden? Door die wensen te inventariseren krijg je een goed beeld van wat leeft in de vereniging en waar eventueel knelpunten zitten. We hebben gekozen voor een tevredenheidsonderzoek door middel van een enquête. Voor de samenstelling en de uitvoering van de enquête hebben we een commissie samengesteld. Die bestond uit bestuurslid Annemarie Theeuwen, een verenigingslid, ik als voorzitter en Ruud Pruijsten-Timmermans van buiten de vereniging, die we hebben gevraagd als extern adviseur. Ruud is een goede vriendin van mij met veel bestuurlijke ervaring bij de KNHS Regio Limburg en andere organisaties. Haar input bij de formulering van de enquêtevragen was zeer waardevol. Ze heeft bijvoorbeeld verschillende informatieve brochures geraadpleegd die de KNHS beschikbaar stelt voor sportaanbieders zoals ‘Hoe maak ik een beleidsplan?’ De daadwerkelijke uitvoering is geregeld door Annemarie, die daarvoor gebruikmaakte van SurveyMonkey, een hulpmiddel voor online enquêtes.’

Tijdens de jaarlijkse barbecue worden de prijzen uitgereikt aan alle deelnemers, zoals deze jeugdleden.

Groot draagvlak

Annemarie legt uit: ‘De 38 vragen aan de leden hebben we verdeeld over vier pijlers: Leden, Bestuur, Activiteiten en Accommodatie. Daarnaast hebben we enkele vragen gesteld over hoe de viering van ons honderdjarig jubileum in 2024 eruit moet zien. De enquête is per e-mail verstuurd naar alle leden, zowel rijdende als niet-rijdende. De oudere leden die geen gebruikmaken van digitale middelen hebben een papieren versie ontvangen. De enquête is door 85% van alle leden geopend en 62% heeft hem ingevuld. Vooral de steunende leden die zelf niet of niet meer rijden hebben de enquête niet ingevuld. Zij gaven aan dat hun mening niet mee hoefde te tellen in het bepalen van de richting van de vereniging, maar dat ze het wel op prijs stelden dat ze op de hoogte werden gehouden. De commissie heeft de resultaten van de enquête onlangs gepresenteerd in de najaarsvergadering. Het belangrijkste dat uit de enquête naar voren kwam is dat de leden eigenlijk heel tevreden zijn en weinig dingen veranderd hoeven te worden, zelfs niet de onderdelen waar wij van tevoren onze vraagtekens bij hadden.’ Stephanie vult aan: ‘In het bestuur bestond het idee dat een overdekte rijhal hoog op het verlanglijstje stond van onze leden, maar nu blijkt dat het merendeel onze buitenrijbanen voldoende vindt, ook in de wintermaanden. Wel kwam duidelijk naar voren dat de leden behoefte hebben aan adequate en frequente beregening om de bodem van de rijbaan optimaal te houden. Aan bodemonderhoud en verlichting wordt veel waarde gehecht. Dat zijn de eerste dingen waar we mee aan de slag zijn gegaan. Ook instructie en de kwaliteit ervan zijn voor onze leden heel belangrijk. Gelukkig zijn alle rijdende leden daar ‘tevreden’ tot ‘zeer tevreden’ over. Verder blijkt onder de leden een aanzienlijk draagvlak te zijn voor het grote spring- en dressuurconcours dat we jaarlijks organiseren. Ook andere activiteiten als de clinic Peelbergen, de Koningsrit, het Clubkampioenschap, de barbecue en het ponykamp ervaart iedereen als positief. Die zetten we dus zeker voort.’

‘Weinig dingen hoeven veranderd te worden, zelfs niet de onderdelen waar wij van tevoren onze vraagtekens bij hadden’

Jeugd heeft de toekomst

Dankzij de enquête is een goed beeld ontstaan van de richting van de vereniging in de toekomst, vertelt Stephanie. ‘Maar liefst 90% van de leden vindt dat het ledenaantal moet stijgen. Het is belangrijk om te kijken naar een juiste balans in groei van het ledenbestand. We kunnen niet onbeperkt groeien omdat we dan voor de organisatie van het jaarlijkse concours en de lessen, de kwaliteit en de lage kosten niet meer kunnen waarborgen. Onze doelstelling is daarom nu dat we in de komende vijf jaar als vereniging groeien naar 50% meer jeugdleden en 25% meer volwassen rijdende leden. Door de aanbevelingen van de leden uit te voeren hopen we dat te realiseren.’

Veel leden en ook oud-bestuursleden dragen de jeugd een warm hart toe. De jeugd is tenslotte de toekomst. Het is mooi om te zien dat de jeugdafdeling erg leeft in de vereniging en dat ze daar gezamenlijk de grootste groei in wil zien. Stephanie: ‘Bij de vereniging hebben we nog verschillende spaarpotjes die in het verleden zijn opgebouwd en de meesten zien deze graag geïnvesteerd worden in de jeugd. We proberen altijd de jeugdleden aan te laten sluiten bij de activiteiten die we organiseren, of dat nu een buitenrit is of een ledenvergadering. Ook het ponykamp dat we jaarlijks organiseren is een groot succes. Een actieve club met veel jeugdleden heeft een aantrekkende werking voor ruiters van buitenaf. Zo hopen we in de toekomst verder te kunnen groeien.’

Een aantal leden nam op eigen terrein deel aan de clubkampioenschappen in 2018.

Evaluatie
Eind 2023 doet het bestuur een tussentijdse toets om te kijken of de uitgezette lijn van het vijfjarenplan nog steeds voldoende draagvlak heeft. De verschillende commissies houden ieder jaar een evaluatie, een soort ijkmoment om te zien of ze nog de goede kant op gaan. Stephanie: ‘Met het nieuwe beleidsplan hopen we echt een professionaliseringsslag te maken in de vereniging. Bovenal brengt het rust en duidelijkheid bij alle verenigingsleden. Iedereen heeft een stem gekregen en de veranderingen of aanpassingen zijn niet opgelegd door het bestuur. Als bestuurder ben je eigenlijk gewoon een belangenbehartiger van je leden en deze enquête was voor ons de perfecte manier om onze achterban te raadplegen en mee te laten beslissen. De afspraken hebben we vervolgens vastgelegd in het vijfjarenplan. Zo is voor iedereen duidelijk wat we met elkaar hebben afgesproken. Van daaruit gaan we samen verder richting de toekomst.’

‘Als bestuurder ben je eigenlijk gewoon een belangenbehartiger van je leden’

Tips voor een enquête als vereniging

  1. Stephanie: ‘Denk goed na over de samenstelling van de commissie die de enquête vormgeeft en uitvoert. Wil je een breed draagvlak onder je leden voor het nieuwe beleidsplan, dan moeten de juiste vragen op een neutrale manier worden gesteld. Hulp van een externe adviseur met bestuurlijke ervaring is daarom zeker te adviseren. Ook input van een verenigingslid is belangrijk. Kies het liefst iemand met een sterke eigen mening of een persoon die zich geregeld kritisch toont tegenover de vereniging. Hiermee daag je iemand uit om mee te denken op beleidsniveau en creëer je draagvlak voor eventuele veranderingen die voortvloeien uit de enquête.’
  2. Stephanie: ‘Begin de vragenlijst bijvoorbeeld met een organogram van de vereniging. Dat geeft een duidelijk overzicht voor de leden. De enquête is een goed moment om de leden te informeren over de verenigingsstructuur. Die kan ze helpen om de vragen weloverwogen te beantwoorden.’
  3. Stel je vraag aan de KNHS. Voor informatie en ondersteuning kunnen ook verenigingen terecht bij de sportaanbiedersdesk. sportaanbiedersdesk@knhs.nl of 0577 408290.

‘Het nieuwe beleidsplan brengt het rust en duidelijkheid bij alle verenigingsleden’

De vereniging organiseert jaarlijks een driedaags springconcours bij Equestrian Centre de Peelbergen.
Een aantal eigen clubleden doet mee aan het jaarlijkse springconcours.
De vereniging organiseert jaarlijks een tweedaags dressuurconcours voor pony’s en paarden op het eigen clubterrein.